Relancer les intervenants et recueillir leurs disponibilités
Pièce administrative manquante, fiche de mission à signer, créneau à confirmer : Livia repère qui relancer, rédige le
message et attend votre validation.
Relances aux intervenants
Livia compare chaque dossier intervenant à vos pièces requises et surveille les dates d'expiration des attestations. Le
dossier standard du vacataire comprend la pièce d'identité, l'extrait Kbis, le RIB, l'attestation de responsabilité
civile professionnelle, l'attestation URSSAF, et les pièces que votre école ajoute.
1. Inventorier. Livia dresse l'état du dossier de chaque intervenant depuis votre suivi et votre cloud.
2. Rédiger. Le message nomme les pièces manquantes, l'échéance et la mission concernée.
3. Envoyer. Rien ne part de votre boîte sans un passage par l'espace À valider.
Si un intervenant ne répond pas, Livia garde le fil, propose une seconde relance à la bonne échéance et signale les
missions à risque tant que la pièce manque. Les échanges sont conservés pour l'indicateur 21.
Recueil des disponibilités
Livia prépare le formulaire de disponibilités ou le tableur de recueil sur la période visée, rédige le message aux
intervenants, suit qui a répondu et consolide les réponses dans un tableau par semaine, avec les manquants et les
créneaux sans intervenant disponible.
Les deux formats alimentent le même tableau : un formulaire en ligne pour des réponses centralisées, un tableur partagé
quand vos intervenants préfèrent remplir eux-mêmes.
Et le planning
Livia transforme les disponibilités et vos missions en emploi du temps, puis prépare l'export vers votre outil de
planning, par exemple Hyperplanning.
