Prise en main

Premiers pas avec Livia

Livia s'utilise depuis un navigateur, sans rien installer. Le démarrage tient en trois étapes, puis tout se passe dans le chat. Créer votre compte 1. Sur livia.tech, cliquez sur Commencer et créez votre compte avec votre adresse email professionnelle. 2. Votre école : indiquez le nom de votre établissement. 3. Formule : choisissez Essentiel, Professionnel ou Établissement, puis réglez par carte ou par prélèvement SEPA. 4. C'est prêt : votre agent se déploie sur un serveur dédié. Comptez environ cinq minutes. Connecter votre espace de travail Une fois l'agent actif, ouvrez Connecteurs et branchez votre Google Workspace ou votre Microsoft 365. Chaque membre de l'équipe connecte son propre compte, avec son consentement. Livia lit alors vos fichiers et vos emails à la source, sans les copier. Première conversation Écrivez votre demande en français dans le chat, comme à un collaborateur : « Audit dans 6 semaines, état des lieux ? » ou « Trouve un intervenant pour Marketing digital, 40 h, S2 ». Livia lit vos outils, rassemble le contexte et propose l'action complète. Chaque écriture (email, document, déplacement de fichier) attend votre accord dans l'espace À valider. Rien ne part sans vous. Pour aller plus loin Consultez les articles « Ce que Livia sait faire » et « Le chat et les approbations humaines » de cette catégorie.

Connecter Google Workspace ou Microsoft 365

Livia travaille directement dans votre espace de travail : Drive, Docs, Sheets et Gmail côté Google, OneDrive, Word, Excel et Outlook côté Microsoft. Chaque utilisateur connecte son propre compte, avec son consentement explicite. Aucun mot de passe partagé, aucun logiciel à installer. Étapes 1. Connectez-vous à Livia et ouvrez Connecteurs dans le menu. 2. Choisissez Google Workspace ou Microsoft 365. 3. Cliquez sur Connecter : la fenêtre d'autorisation de Google ou de Microsoft s'ouvre. 4. Validez avec le compte que vous utilisez au quotidien dans votre école. Le connecteur passe en « Connecté » en quelques secondes. Livia peut alors lire vos fichiers et vos mails, et proposer des actions dans le chat. Ce que Livia fait de vos données Livia lit vos documents à la source et ne copie aucun fichier sur nos serveurs. Nous conservons seulement l'historique des conversations et la mémoire de l'agent, sur des serveurs en Allemagne. Chaque action d'écriture (email, document, déplacement de fichier) passe par l'espace « À valider » avant exécution. Changer de compte Déconnectez l'ancien compte depuis Connecteurs, puis reconnectez le nouveau. Vos fichiers restent dans votre cloud et votre historique Livia est conservé.

Inviter un membre et gérer les rôles

Une organisation Livia compte un administrateur et des membres. Tout se gère depuis Réglages, onglet Équipe. Les deux rôles - Admin : la personne qui a créé l'organisation. Elle invite et retire les membres, voit l'abonnement, gère la facturation et peut transférer son rôle. - Membre : toute personne invitée. Elle utilise le chat, connecte son propre espace de travail et valide les propositions de Livia. Les informations d'abonnement lui restent masquées. Inviter un membre 1. Ouvrez Réglages puis l'onglet Équipe. 2. Dans Inviter un membre, saisissez l'adresse email de votre collègue et cliquez sur Inviter. 3. La personne reçoit un email d'invitation. Tant qu'elle n'a pas accepté, vous pouvez renvoyer l'email ou annuler l'invitation. Une fois l'invitation acceptée, le nouveau membre apparaît dans la liste Membres. Il connecte ensuite son compte Google ou Microsoft depuis Connecteurs. Transférer le rôle admin Dans la liste des membres, l'administrateur peut transférer son rôle à un membre. Le rôle passe à cette personne et vous perdez vos droits d'administration. Retirer un membre ou supprimer son compte L'administrateur retire un membre depuis la même liste. Si un membre supprime son propre compte, il quitte l'organisation et ses données personnelles sont supprimées. Si l'administrateur supprime son compte, l'organisation entière disparaît avec ses serveurs et ses données.

Le chat et les approbations humaines

Vous parlez à Livia dans une fenêtre de chat, depuis votre navigateur. Elle lit vos outils, prépare l'action et vous la montre avant de l'exécuter. Comment une demande se déroule 1. Vous demandez. Vous écrivez en français, par exemple « Corrige les 4 indicateurs à risque ». Sur les tâches qui reviennent, Livia démarre seule au rythme que vous avez fixé. 2. Livia prépare. Elle rassemble le contexte, rédige l'action complète et cite la pièce d'origine qui la justifie. 3. Vous validez. Toute écriture passe par l'espace À valider. Ce que vous voyez avant d'approuver - Le type d'action : email, document, déplacement de fichier ou modification de tableur. - Le contenu exact, par exemple le destinataire, l'objet et le corps d'un email. - L'élément qui a déclenché la proposition et l'heure exacte. Trois issues sont possibles : approuver, corriger le texte dans la conversation, ou refuser en donnant la raison. Livia conserve votre motif de refus. Si personne ne valide Rien ne se passe. La proposition reste en attente dans À valider et aucune écriture ne part. Livia ne peut envoyer aucun email ni modifier aucun fichier sans votre accord explicite. Retrouver ce qui a été fait Le journal d'activité conserve chaque exécution avec sa date, son statut et le détail de ce que Livia a écrit. Un filtre isole les échecs en un clic.

Ce que Livia sait faire

Livia couvre sept familles de tâches. Dans l'application, la galerie Compétences les liste toutes, avec un exemple de demande à lancer dans le chat pour chacune. Conformité Qualiopi Audit des 33 indicateurs du RNQ, vérification du dossier de formation (indicateurs 1 à 8), contrôle de l'assiduité, vérification de la qualification des intervenants (indicateur 21), veille réglementaire et sous-traitance, réclamations et registre d'amélioration continue, classement des preuves d'audit, synthèse pour la direction. Scolarité Audit de la santé des apprenants en 4 indicateurs, détection et convocation des étudiants en décrochage, réponses aux demandes étudiantes répétitives, comptes-rendus et fichiers de suivi. Relations entreprises Audit complet du placement en stage et en alternance, de l'insertion des diplômés et des opportunités entreprises. Recrutement d'intervenants Recherche et scoring des CV dans votre cloud, repérage des candidatures reçues, proposition de mission, remplaçant de dernière minute, suivi des contrats et des pièces. Documents administratifs Classement des documents dans votre arborescence, génération de fiches de mission depuis vos modèles, livrables visuels. Ingénierie pédagogique Conception d'une maquette pédagogique alignée sur les blocs RNCP, import d'une maquette et création du tableur de planification. Planification Création de l'emploi du temps et export vers Hyperplanning, analyse du budget par formation. Quelle que soit la famille, chaque écriture attend votre validation dans l'espace À valider.

Lire le tableau de bord

Le tableau de bord réunit sur un écran l'état de votre conformité, la réalité de vos promotions et vos placements en entreprise. Il évite la consolidation manuelle entre plusieurs tableurs. Quatre lectures - Conformité : les 33 indicateurs du RNQ répartis sur 7 critères, les points d'attention et la date du prochain audit. Le Visa CEFDG a son propre onglet dans la partie Conformité. - Scolarité : assiduité, décrochage, notes manquantes et satisfaction (NPS). - Relations entreprises : taux de stage, alternance, taux d'emploi et opportunités. - Historique : l'évolution de chaque indicateur d'un audit au suivant. D'où viennent les chiffres De vos outils : logiciel de scolarité, plateforme de cours, cloud et messagerie, branchés par les connecteurs. Chaque chiffre renvoie à sa source, c'est-à-dire la cohorte, le module ou la pièce qui le porte. Vous ne ressaisissez rien. À quelle fréquence Les audits tournent chaque semaine, chacun sur son jour : Qualiopi le lundi, relations entreprises le mardi, Visa CEFDG le mercredi. L'historique conserve chaque passage, ce qui donne la tendance. Vous pouvez aussi relancer un audit d'un clic depuis le tableau de bord concerné. Agir depuis le tableau de bord Un chiffre vous inquiète ? Demandez la correction dans le chat. Toute écriture passe par l'espace À valider. Sortir un rapport Le rapport pour la direction ou le CODIR se demande dans le chat et s'exporte en PDF ou en tableur, avec les liens vers les preuves restées dans votre cloud.